會(huì)展預(yù)算是會(huì)展前期管理的一部分，必須結(jié)合辦展(參展)具體目標(biāo)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行。經(jīng)驗(yàn)表明，在參展前、展會(huì)中、展會(huì)后，分別投入“寫(xiě),25%,10%的精力，將獲得最好的會(huì)展效果。
首先，明確辦展(參展)的具體目標(biāo)。如實(shí)現(xiàn)成交額5億美元，參觀人數(shù)達(dá)到1萬(wàn)人，樹(shù)立參展企業(yè)的形象，等等。在明確具體目標(biāo)的基礎(chǔ)上，才能著手制定會(huì)展預(yù)算，只有能實(shí)現(xiàn)會(huì)展目標(biāo)的預(yù)算才是合理的、成功的預(yù)算。
第二步，收集信息。有三類信息需要收集:過(guò)去的預(yù)算數(shù)據(jù)、會(huì)展的商品的最新價(jià)格信息、通貨膨脹的相關(guān)信息。其中，要注意通貨膨脹的信息，因?yàn)轭A(yù)算制定離會(huì)展正式舉辦有一定的時(shí)間間隔，對(duì)可能的物價(jià)上漲做未雨綢繆的準(zhǔn)備，可以保證會(huì)展經(jīng)費(fèi)充足。
第三步，擬訂預(yù)算。在以上三類信息的基礎(chǔ)上，對(duì)需要支出的各種費(fèi)用和可能取得的各項(xiàng)收入進(jìn)行詳細(xì)的列表分析，根據(jù)總預(yù)算作必要的調(diào)整，可以制定出相對(duì)精確的預(yù)算，來(lái)指導(dǎo)會(huì)展工作。
第四步，公布預(yù)算，征求意見(jiàn)。預(yù)算草案成形后，要征求各方的意見(jiàn)，有幾個(gè)原則要注意:一是選定一個(gè)人負(fù)責(zé)全部直接開(kāi)支，明確費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和使用的權(quán)限及范圍，交代清楚展出目標(biāo)和預(yù)算額，向全體籌備人員說(shuō)明;二是不輕易改變授權(quán)，也不輕易改變被授權(quán)人的決定;三是不要保密，要將預(yù)算限額告知有關(guān)的人員，包括外部的承包商。參考各方的意見(jiàn)，可以使預(yù)算更加合理。
第五步，修正預(yù)算。由于預(yù)算是通過(guò)估計(jì)制定的，難以保證準(zhǔn)確，需要不斷地調(diào)整。一個(gè)耗資不菲的會(huì)展，其預(yù)算至少每?jī)蓚€(gè)月要檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，使之符合實(shí)際情況和需要。必須說(shuō)明的是，改變預(yù)算是很正常的，但任何改變都應(yīng)有充分的理由。如果理由成立，即使會(huì)造成額外的開(kāi)支，甚至損失，都要堅(jiān)決改變。最好的方法是仔細(xì)調(diào)研、認(rèn)真核算、周密安排。而且，要注意的是，改變預(yù)算的時(shí)間離會(huì)展開(kāi)幕日期越近，可能產(chǎn)生的額外費(fèi)用就越高。
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