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參展商制定會(huì)展預(yù)算的具體內(nèi)容

發(fā)布日期:2016-10-19     瀏覽:2941

  參展商制定會(huì)展預(yù)算,一方面需要全面考慮開(kāi)支項(xiàng)目;另一方面,要對(duì)會(huì)展費(fèi)用進(jìn)行有效控制,在保證參展效果的基礎(chǔ)上,使預(yù)算費(fèi)用得到最人限度的使用。因此,在這里分別從參展商基本預(yù)算項(xiàng)目、需要特別強(qiáng)化的項(xiàng)目和成本控制項(xiàng)目三個(gè)方面,具體分析如何為參展商制定合理的會(huì)展預(yù)算。

  1.基本預(yù)算項(xiàng)目

  參展商預(yù)算的項(xiàng)目比會(huì)展組織者少,大致由九個(gè)項(xiàng)目組成:

  (1)照明、電源及其他服務(wù)。組織者一般會(huì)指定電氣承包商安裝、出租電氣設(shè)備。如果企業(yè)經(jīng)常參展,可以考慮自己購(gòu)買(mǎi)設(shè)備,但是增加了運(yùn)輸費(fèi),安裝費(fèi)和電費(fèi)仍需要支付。設(shè)備操作示范可能需要用水、煤氣、壓縮空氣等,要事先了解清楚有無(wú)供應(yīng),并知道價(jià)格。

  (2)展架、展具、地毯。展架、展具可以租用,經(jīng)常參展的企業(yè)也可以自己購(gòu)買(mǎi)。最好租用地毯,雖然地毯不貴,但自己購(gòu)買(mǎi)并反復(fù)使用的麻煩很多。一些展覽會(huì)也不鋪地毯,企業(yè)如果覺(jué)得使用地毯效果好,就買(mǎi)最便宜的地毯,會(huì)展結(jié)束以后就丟棄。

  (3)電話。租用電話可以方便企業(yè)自己聯(lián)絡(luò),提高工作效率,也能作為交際手段讓潛在顧客使用,有助于提高參展效果。

  (4)文圖、道具、辦公用品。企業(yè)需要為展臺(tái)專門(mén)制作文字、圖表,這是必要的開(kāi)支。企業(yè)演示用的道具及辦公用具,由于租用價(jià)格貴,自備為佳。

  (5)展覽資料。會(huì)展資料中包括公司介紹、產(chǎn)品介紹、報(bào)價(jià)單等內(nèi)容,有的項(xiàng)目可能印在整個(gè)會(huì)展的會(huì)刊上,但詳細(xì)的產(chǎn)品信息和報(bào)價(jià),公司應(yīng)該專門(mén)印制。

  (6)展臺(tái)清潔。一般清潔費(fèi)包括在場(chǎng)地租金內(nèi),如果不包括,清潔費(fèi)也不會(huì)太高。如果展臺(tái)面積不大,可以在晚上閉幕以后自己清掃,不要等到來(lái)日開(kāi)展前。無(wú)論自己清掃或雇傭別人,不要忘記展品的清潔和保養(yǎng)。

  (7)聯(lián)絡(luò)、差旅、工作人員食宿及補(bǔ)貼。在決定參展前進(jìn)行實(shí)地考察有利于做好設(shè)計(jì)、宣傳、運(yùn)輸工作。展臺(tái)人員的食宿要盡早與組織者聯(lián)系,以爭(zhēng)取折扣。因?yàn)樵跁?huì)展期間,參展企業(yè)和參觀者很多,客房、餐費(fèi)都可能上漲,提前預(yù)訂可以降低成本,避免出現(xiàn)問(wèn)題。

  (8)展品運(yùn)輸和保險(xiǎn)。參展企業(yè)可以自己運(yùn)輸展品,但如果展品多,最好由專業(yè)物流公司安排。展品運(yùn)輸?shù)臅r(shí)間要計(jì)算好,太早或太遲都會(huì)導(dǎo)致額外開(kāi)支,保證開(kāi)幕時(shí)展品到齊是最基本的要求。展品要注意小心包裝、搬運(yùn),尤其是反復(fù)使用的展具、辦公用品更要注意。參展企業(yè)都必須辦理保險(xiǎn)。有的公司只需要辦理手續(xù),將保險(xiǎn)從正常經(jīng)營(yíng)范圍擴(kuò)大到展覽項(xiàng)目、參展人員和展品上,不需另外付費(fèi)。如果保險(xiǎn)費(fèi)需要另付,可以從組織者推薦的保險(xiǎn)公司中選擇.

  (9)接待客戶。通常展臺(tái)尤其是大展臺(tái)要給坐下來(lái)交流的客戶提供飲料,甚至正餐。企業(yè)要與組織者事先聯(lián)系,為展臺(tái)配備冰箱、茶具、咖啡具等設(shè)備,或者提供臨時(shí)的會(huì)客場(chǎng)所。如果公司距離展場(chǎng)近,可以使用自己的設(shè)備;否則可以租用場(chǎng)地設(shè)備。

 

 

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