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會議會展服務策劃意向書

發(fā)布日期:2014-04-25     瀏覽:2541

會議會展服務的流程從來都不是一蹴而就的,而一個完善的會議策劃意向書可以每一個環(huán)節(jié)緊密相扣,讓服務流程有條不紊,會議策劃意向書主要通過對以下幾個大點來進行安排,包括了預算、食宿安排、設備租賃、會議邀請與簽到登記。
一、會議預算

1、交通費用,包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

2、會議室/廳費用,會議場地租金、會議設施租賃費用、會場布置費用、其他支持費用,如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業(yè)會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。

3、食宿費用,住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言,住宿費可能是主要
的開支之一。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。另外會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的。     
二、食宿安排
1、住房安排,正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關(guān)外,還與客房內(nèi)開放的服務項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放有關(guān)。會議主辦方應明確酒店應當關(guān)閉或者開放的服務項目及范圍。 
2、飲食安排,根據(jù)會議的復雜程度,會議餐飲安排也不盡相同,簡單而言在會議中涉及到的飲食包括了有:早餐、中餐及午餐、酒水及服務費、會場茶歇這幾個較為常見的項目。
三、設備租賃
除非在室外進行,否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:設備本身的租賃費用,通常按
天計算;設備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用,可讓會展服務商代理;音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理。
四、會議邀請與簽到登記
1、會議邀請,不管什么樣的會議或者展覽,主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者,邀請的方式非常重要。通常情況下,邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序:信息發(fā)布;回執(zhí);確認通知。
2、會議簽到 
,通常情況下,會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂,必要的流程及準備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導及協(xié)助人
員、住宿賓館準確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指
示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果

可能,盡量使用計算機作簽到。一般情況下,簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據(jù)會展參與人員抵達時間合理分配。 

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