了解自己手頭上可活動(dòng)的資金和其他資源有多少。活動(dòng)的預(yù)備金是活動(dòng)能夠順利進(jìn)行的物質(zhì)保障，它與活動(dòng)的目標(biāo)一起決定了活動(dòng)規(guī)模的大小。在活動(dòng)策劃之前，可以預(yù)先將手頭上的資金與可用資源羅列一下，在之后的策劃過(guò)程中做到心中有數(shù)，避免超支。
確立活動(dòng)或會(huì)議的目的。舉辦活動(dòng)肯定是為了得到一定的收效，確保活動(dòng)舉行是有意義的。活動(dòng)的目的決定了該如何制定和舉辦這次的活動(dòng)。以下是一些活動(dòng)及其目的的羅列：
1、培訓(xùn)活動(dòng)。目的是培訓(xùn)員工，提高員工的工作技能和工作積極性；
2、辦公室聚會(huì)。目的是增強(qiáng)同事之間的感情，有利于在工作中合作互助；
3、大型會(huì)議。目的是交流觀點(diǎn)，傳達(dá)精神，表彰團(tuán)體或個(gè)人；
4、新年晚會(huì)。目的是增強(qiáng)員工幸福感，體現(xiàn)公司溫馨友好的氣氛。
圍繞目的展開(kāi)初步的籌劃及預(yù)算。根據(jù)活動(dòng)目的，確定活動(dòng)形式，開(kāi)始著手初步策劃。策劃過(guò)程中，一定要知道什么時(shí)候，什么地方應(yīng)外請(qǐng)專業(yè)人士來(lái)協(xié)助（如專業(yè)的培訓(xùn)師，專家，有創(chuàng)意的導(dǎo)演等）。消防和安全工作也要著重考慮，成立活動(dòng)小組，小組成員各自負(fù)責(zé)相應(yīng)的責(zé)任范圍，各司其職。活動(dòng)的構(gòu)思可以參考同類型的成功案例。成本的預(yù)算應(yīng)制作一份詳細(xì)的清單。
確定活動(dòng)的時(shí)間。活動(dòng)時(shí)間的確定重點(diǎn)應(yīng)選擇參加活動(dòng)的人員，尤其是重要角色空閑的時(shí)間，同時(shí)還要考慮節(jié)假日，周末以及寒暑假等時(shí)間因素的影響。
確定活動(dòng)或者會(huì)議的地點(diǎn)。活動(dòng)的地點(diǎn)要選擇交通便利，大家熟識(shí)的地方，并且要綜合活動(dòng)時(shí)間考慮到路途上會(huì)不會(huì)有堵車(chē)情況，需不需要雇車(chē)輛接送參加活動(dòng)的人員。如果選擇的是露天場(chǎng)所，一定要提前關(guān)注天氣，做好后備方案。
